Wdrożenie systemu bez chaosu

Wdrożenie systemu PMS bez chaosu. Jak przygotować recepcję w 3 krokach?

Zmiana systemu hotelowego często budzi więcej obaw niż samo korzystanie z nowego narzędzia. Właściciele obiektów martwią się o przeniesienie danych, szkolenie pracowników i to, czy w trakcie wdrożenia nie ucierpi codzienna obsługa gości.

Tymczasem dobrze zaplanowane wdrożenie może przebiec spokojnie i bez przestojów.

Kluczowe jest odpowiednie przygotowanie: uporządkowanie danych, ustalenie sposobu wdrożenia i zapoznanie zespołu z najważniejszymi czynnościami. W przypadku HotelGate24 można wybrać wdrożenie samodzielne z dokumentacją i materiałami instruktażowymi, wdrożenie asystowane ze wsparciem specjalisty albo pełne wdrożenie dopasowane do zakresu potrzeb obiektu.

1. Przygotuj dane, zanim zaczniesz konfigurację

Najwięcej czasu podczas wdrożenia można zaoszczędzić jeszcze przed uruchomieniem nowego systemu.

Warto wcześniej uporządkować podstawowe informacje dotyczące obiektu, takie jak:

• standardy i rodzaje pokoi,
• aktualne ceny i oferty pobytowe,
• dane kontrahentów,
• zasady płatności i anulowania,
• usługi dodatkowe,
• formy płatności,
• dane firmowe potrzebne do wystawiania dokumentów.

Dzięki temu konfiguracja przebiega sprawniej, a ryzyko pominięcia ważnych informacji jest znacznie mniejsze.

W HotelGate24 można skonfigurować m.in. strukturę pokoi, cenniki usług, bazę kontrahentów, formy płatności czy parametry rezerwacji.

2. Zacznij od czynności, które recepcja wykonuje najczęściej

Nie trzeba poznawać całego systemu pierwszego dnia.

Na początku najlepiej skupić się na kilku podstawowych procesach, które pojawiają się w codziennej pracy recepcji:

• sprawdzaniu dostępności,
• tworzeniu nowych rezerwacji,
• edycji istniejących pobytów,
• meldowaniu i wymeldowywaniu gości,
• rozliczaniu rezerwacji,
• wystawianiu dokumentów.

HotelGate24 umożliwia tworzenie i edycję rezerwacji, zmianę terminów i danych pobytu, zarządzanie gośćmi oraz obsługę meldowania, wymeldowania i rozliczeń.

Dopiero kiedy zespół swobodnie wykonuje podstawowe czynności, warto przechodzić do bardziej zaawansowanych ustawień i dodatkowych możliwości systemu.

Dobre wdrożenie nie polega na poznaniu wszystkich funkcji od razu. Najważniejsze jest, aby zespół od pierwszego dnia potrafił sprawnie obsłużyć gościa.

3. Skonfiguruj system pod sposób pracy swojego obiektu

Każdy pensjonat działa trochę inaczej. Inne mogą być godziny doby hotelowej, warunki anulacji, zasady pobierania zaliczek czy sposób tworzenia ofert.

Dlatego system powinien zostać dopasowany do rzeczywistych procesów w obiekcie, a nie odwrotnie.

Przed uruchomieniem warto sprawdzić między innymi:

• godziny rozpoczęcia i zakończenia doby hotelowej,
• zasady rezerwacji i anulowania,
• wysokość i terminy przedpłat,
• dostępne oferty i ceny,
• usługi dodatkowe,
• sposób wystawiania dokumentów.

HotelGate24 pozwala definiować warunki rezerwacji, przedpłaty, zasady anulowania oraz statusy rezerwacji. Można również tworzyć własne oferty pobytowe, określać terminy ich obowiązywania, ceny i ograniczenia dotyczące długości pobytu.

Spokojne wdrożenie zaczyna się od dobrego planu

Nowy system nie powinien oznaczać rewolucji w codziennej pracy.

Jeżeli odpowiednio przygotujesz dane, nauczysz zespół podstawowych czynności i skonfigurujesz rozwiązanie zgodnie ze sposobem działania obiektu, przejście na nowy PMS może być znacznie prostsze, niż się wydaje.

HotelGate24 został zaprojektowany z myślą o małych i średnich obiektach noclegowych, w których właściciel często sam zajmuje się również obsługą rezerwacji i zarządzaniem obiektem.

Dobry system powinien uporządkować pracę recepcji — nie dokładać jej kolejnych komplikacji.