Podwójna rezerwacja - jak jej zapobiec

Podwójna rezerwacja – mały błąd, duży problem

Gość przyjeżdża do pensjonatu, podaje nazwisko, a w recepcji okazuje się, że jego pokój został już przypisany komuś innemu. To jedna z tych sytuacji, których żaden właściciel obiektu nie chce przeżywać.

Podwójna rezerwacja oznacza nie tylko konieczność szybkiego znalezienia rozwiązania. To również ryzyko niezadowolonego gościa, zwrotu pieniędzy, dodatkowych kosztów, a w najgorszym przypadku — negatywnej opinii i utraty zaufania.

Nie bez powodu brak kontroli nad rezerwacjami i podwójne rezerwacje zostały wskazane jako jedne z głównych problemów właścicieli małych obiektów noclegowych.

Najczęściej problem nie zaczyna się jednak od dużej awarii. Zaczyna się od kilku pozornie niewinnych sytuacji.

1. Rezerwacje zapisujesz w kilku miejscach

Telefon od gościa. Wiadomość na Facebooku. Rezerwacja z portalu. Notatka w zeszycie. Kolejna osoba aktualizuje arkusz Excel.

Im więcej miejsc, w których przechowywane są informacje o rezerwacjach, tym większe ryzyko, że ktoś nie zauważy zmiany albo zapomni ją przepisać.

Rozwiązaniem jest jedno centralne miejsce, w którym recepcja widzi aktualną dostępność i wszystkie pobyty. HotelGate24 udostępnia graficzny kalendarz, listę rezerwacji oraz podgląd statusów pokoi, a rezerwacje mogą być tworzone, edytowane i wyszukiwane bezpośrednio w systemie.

2. Pokój sprzedał się online, ale recepcja jeszcze o tym nie wie

To jeden z najprostszych scenariuszy prowadzących do overbookingu.

Gość dokonuje rezerwacji online, ale informacja nie trafia od razu do narzędzia używanego przez recepcję. W tym samym czasie pracownik przyjmuje kolejną rezerwację telefonicznie na ten sam termin.

Dlatego tak ważna jest automatyczna synchronizacja dostępności i rezerwacji pomiędzy systemem PMS a zewnętrznymi kanałami sprzedaży. HotelGate24 umożliwia integrację takich kanałów poprzez API i mapowanie pokoi, ofert oraz usług.

Im mniej ręcznego przepisywania danych między systemami, tym mniejsze ryzyko, że dwa kanały sprzedadzą ten sam pokój.

3. Rezerwacja ze strony internetowej jest przepisywana ręcznie

Własna strona internetowa powinna pomagać sprzedawać noclegi bez pośredników. Jeżeli jednak rezerwację z formularza trzeba później ręcznie przepisać do kalendarza, pojawia się kolejny punkt, w którym można popełnić błąd.

Booking Engine zintegrowany bezpośrednio z PMS może ten problem wyeliminować.

W HotelGate24 rezerwacja wykonana przez moduł rezerwacyjny na stronie trafia bezpośrednio do systemu PMS. Dokumentacja produktu wskazuje wprost, że takie rozwiązanie eliminuje możliwość overbookingu w tym procesie, ponieważ każda rezerwacja pojawia się od razu w systemie.

4. Ktoś zmienił termin, ale nie zaktualizował wszystkich kanałów

Gość przesuwa pobyt o tydzień. W recepcji data zostaje poprawiona, ale w innym miejscu nadal widnieje poprzedni termin.

Efekt? Pokój może wyglądać na zajęty wtedy, kiedy jest wolny — albo, co gorsza, na wolny wtedy, kiedy został już zarezerwowany.

System PMS powinien umożliwiać zarządzanie szczegółami pobytu w jednym miejscu, w tym zmianę terminów, pokoi, danych gościa czy statusu rezerwacji. HotelGate24 pozwala edytować strukturę istniejącego pobytu bez konieczności tworzenia wszystkiego od początku.

5. Brakuje jasnej informacji, co naprawdę jest dostępne

Problemem nie zawsze jest sama rezerwacja. Czasami źródłem błędu jest nieaktualna informacja o dostępności konkretnego pokoju lub standardu.

Recepcja powinna móc szybko odpowiedzieć na najważniejsze pytanie:

„Co mogę sprzedać temu gościowi w tym terminie?”

HotelGate24 pozwala zarządzać strukturą pokoi, statusami, ofertami oraz parametrami sprzedaży i rezerwacji w jednym środowisku. Dzięki temu pracownik nie musi porównywać kilku arkuszy, zeszytów czy osobnych kalendarzy przed potwierdzeniem pobytu.

Jak ograniczyć ryzyko podwójnych rezerwacji?

Najważniejsza zasada jest prosta: rezerwacja powinna pojawić się w jednym centralnym systemie możliwie szybko i bez ręcznego przepisywania jej pomiędzy kolejnymi narzędziami.

W praktyce oznacza to połączenie kilku elementów:

• wspólnego kalendarza dla recepcji,
• bieżącej informacji o dostępności,
• integracji z kanałami sprzedaży,
• Booking Engine połączonego z PMS,
• możliwości szybkiej edycji istniejących pobytów.

HotelGate24 został zaprojektowany właśnie z myślą o właścicielach i pracownikach małych oraz średnich obiektów, dla których brak kontroli nad rezerwacjami jest jednym z największych problemów codziennej pracy.

Bo najlepszym sposobem rozwiązania problemu z podwójną rezerwacją jest nie dopuścić do tego, żeby w ogóle powstała.